Llegó el fin de semestre!

Bueno, llegó el fin de semestre y puedo decir que en éste curso aprendí muchísimas experiencias e información teórica que estoy seguro me va a servir para el futuro. Primero que todo, pienso que el profesor que da el curso cambia de gran manera la forma en la que los estudiantes perciben la información y por ende aprenden de ella. Siento que tuve suerte al haber llevado este curso con el profesor Juan Carlos Leiva ya que su metodología de aprendizaje es más que todo de tipo práctico y no tanto teórico, ya que la lectura personal se realizaba en la casa, lo cual me parece excelente. Este curso es clave para la carrera ya que para muchos puede funcionar como un motivador para querer alcanzar lo que uno quiere, ya sea sacar adelante un producto innovador o crear una empresa que pueda ayudar en el futuro a el desarrollo del país. El leer el libro de Teoría Administrativa me ayudo muchísimo ya que los ejemplos de los diferentes administradores que existen y que posiblemente ni si quiera sabíamos de ellos, me ha ayudado a ampliar mis pensamientos de la manera en la que muchos logran sacar adelante lo que quieren. El haber visitado empresas como la Curacao y Procter & Gamble me ayudó a poder relacionar lo aprendido en la teoría con lo que en realidad es. 

Hace como dos meses estuve hablando con un estudiante que estaba realizando una maestría en Administración de Empresas en una universidad de Estados Unidos. Una de las cosas que me dijo fue la manera en la que funcionaba la metodología de las clases. El me dijo, "Aprendí muchísimo de los profesores, pero aprendí todavía más de mis compañeros". Esto me sorprendió bastante ya que en el curso de Teoría Administrativa II el profesor Juan Carlos Leiva trata de imponer una metodología de diálogo en sus cursos que ayuda bastante a que los demás estudiantes abran sus perspectivas de distintas maneras, ya que hay formas extremadamente creativas de resolver problemas, y, además, como lo dice la teoría, uno solo ve lo que percibe, lo cual pasa a cegarnos cuando tendemos a no querer escuchar a los demás.

En conclusión, puedo decir que fue un curso exitoso ya que ahora al entrar a una empresa puedo estar más seguro de el análisis personal que haga de ella. 

Un día como administrador

Una de las actividades que había que realizar en el curso de Teoría Administrativa II era el de vivir la experiencia de un día completo en una empresa junto a un administrador, conocer como las funciones administrativas son aplicadas en una empresa en específica, y relacionar todo lo visto en el curso con el entorno en el que pasaríamos ese día. En realidad me parece una buenísima idea para como dije, relacionar todo lo visto en clase ya que lo que ocurre en la vida real no es nunca exactamente igual a lo que dice en la teoría, casi siempre la realidad es multiplicado por un millón y pincelado cinco veces encima con pinturas y estilos diferentes.

La empresa que yo elegí fue el Almacén Fiscal Agrícola de Cartago, S.A. y el encargado y administrador de ésta empresa es el Señor Wilberth Ramírez Coto. Las dos principales áreas de la zona de la empresa son el departamento de contabilidad y los almacenes ya que sin ellos, ninguna de las actividades se pudiera llevar a cabo. El Almacén Fiscal de Cartago es una subsidiaria de el Bancrédito que brinda seguridad y respaldo en la custodia de la mercadería de algunas empresas. Durante el día me sorprendía muchísimo la atención que el administrador Wilberth le ponía a la atención al cliente, al buen servicio, que el despacho sea hecho en el menor tiempo posible y que a ninguna de las mercaderías le ocurriesen daños extraños. En el almacén existe mercadería de contenedores completos hasta vehículos y maquinaria. Al inicio del día el administrador me mostró el funcionamiento de los almacenes lo cual me dejó un poco sorprendido pues puedo concluir que en un almacén fiscal el seguimiento de las normas que establece el estado es crucial para poder seguir adelante con las negociaciones que está llevando a cabo la empresa.

Problemas que suelen suceder en el almacén...

Algunos de los principales cuidados que se deben de tener y que lo menciona continuamente el administrador, "son necesarios para cumplir con la ley que establece el estado", son los siguientes:

• Asegurarse de que se cumplan las normas del ordenamiento de la mercadería:

Es necesario que se cumplan las disposiciones técnico-administrativas que hablan acerca de su estiba, ubicación, identificación y depósito de las mercancías que están bajo custodia. Es necesario también que se cumplan con los medios de seguridad estándar y control de inventario tecnológicos que las mercancías. El administrador me decía que de vez en cuando, sin horarios fijos, llega un supervisor para asegurarse de que todas éstas disposiciones se estén llevando a cabo de la mejor manera posible. Si no lo es así, las multas pueden ir de 100 mil hasta 300 mil colones.

• El pago de los impuestos y la cantidad de éstos es directamente proporcional al tipo de mercadería que se quiera ingresar al país:

Esto quiere decir que el alcohol, los juguetes, la ropa y zapatos de alta calidad, todos éstos pagan diferente cantidad de impuestos. Uno de los problemas que pueden suceder en este punto es de que hay clientes que cambian las cajas en las que mandan su mercadería para que paguen impuestos de acuerdo a el producto que se supone que son por el exterior. El administrador dice que esto es muy común en los almacenes fiscales, por lo que es necesario siempre revisar la mercadería que están trayendo.

Durante el tiempo que estuve en la empresa, tuve la dicha de acompañar al administrador a un tipo de "conversación" con los otros empleados en la que se discuten los tipos de problemas que se han presentado en el almacén. Vale mencionar que el administrador es un contador público y que el hecho de que sea un contador ayuda a que tenga los conocimientos técnicos apropiados para poder llevar adelante y liderar a el almacén. Además, él dice que todo lo que han logrado lo han hecho teniendo una misión clara con unos objetivos claros y con reuniones constantes que hacen mensualmente.

A continuación les enseñaré una entrevista que le hice al administrador.

El Control en la Administración

El control, sin duda un arma poderosa, tiene la capacidad de liderar de manera correcta las actividades principales que hace una empresa para poder cumplir sus metas. Pero, ¿qué es? El control es una función dentro del proceso administrativo que se encarga de monitorear las actividades que se estén realizando según lo planeado y corregir las desviaciones que se den, todo esto comparando al mismo tiempo con un desempeño estándar. 

Control de Prealimentación

Este es el tipo de control que trata de impedir los problemas ya que sucede antes de la actividad que se requiere controlar. Tenemos como ejemplo a McDonald's cuando abrió su primer restaurante en Moscú, en la Rusia europea. McDonald's envió a expertos en calidad de las patatas para que de ésta manera les pudieran enseñar a los agricultores rusos técnicas para cultivar patatas de alta calidad. Esto lo hicieron con el fin de mantener su prestigio de calidad de su producto sin importar que sea en un país completamente diferente a Estados Unidos. Esto representa un ejemplo de control de prealimentación ya que ellos hicieron esta acción para prevenir que problemas ocurriesen, problemas como la disminución del prestigio de McDonald's en Rusia. 

 

Control Concurrente

Este tipo de control es el que sucede mientras la actividad de la cual se quiere evaluar está en curso. En mi opinión, este tipo de control es el mas efectivo ya que pienso que este control si da "feedback" de una manera correcta, aunque la definición de la palabra es parte del control de retroalimentación. Los estudios dicen que la mejor manera de control concurrente es la supervisión, ya esta se encarga de la vigilancia y de la corrección de acciones dentro de la actividad laboral. Un ejemplo claro de este tipo de control es la empresa Google y su negocio rentable de los anuncios en línea. Conforme avanza el tiempo, ellos observan el número de clics y búsquedas que los usuarios hacen y los ingresos que estas actividades generan. Se toman datos y éstos se comparan con un estándar, si algo fuera de lo normal está ocurriendo, se corrige y perfecciona.

Control de Retroalimentación

A diferencia del control de prealimentación, el control de retroalimentación es el que ocurre después de realizada la actividad. Es necesario dejar claro que este tipo de control es una gran desventaja para la empresa que lo aplique ya que en el momento que el administrador se da cuenta que hay un problema en la actividad, los problemas ya ocurrieron y posiblemente desperdicios también. Un ejemplo claro de este tipo de control es el caso de la casa de moneda de Denver, una rama de la casa de moneda de Estados Unidos. Gracias a este tipo de control fue posible descubrir las 50,000 monedas defectuosas que entraron en circulación. Aunque se pudo descubrir lo que había ocurrido, ya era muy tarde y los desperdicios ya habían tomado lugar.

La importancia del control en una empresa...

Es increíble lo importante que puede llegar a ser esta función en una empresa ya que verifica que todo lo realizado haya sido ejecutado de la manera como se planificó, o sea, sin errores. Al controlar las actividades laborales nos estamos asegurando que todo suceda como se planificó. Un dato importante de mencionar dentro de el proceso de control es el de tener un desempeño estándar con el que poder comparar los resultados que está llevando la actividad en el momento.